Was ist Open Office ?

Onlyoffice ist eine komplette Business-Lösung auch "Workplace" genannt. Solche Gesamtlösungen sind nicht erst seit der Einführung von SAP auf dem Vormarsch. Alle Organisationen möchten die Anzahl der eingesetzten Werkzeuge möglichst gering halten, da jedes neue Werkzeug eine Erhöhung des Aufwandes darstellt. Dies betrifft die Pflege und auch das Lizenzmanagement. Dabei stört aber noch mehr, dass die Tools in unserer digitalen Welt nicht immer in einer gewünschten Form zusammenarbeiten und schon gar nicht ohne weiteren Aufwand als integriert bezeichnet werden können. Daher sind Gesamtlösungen, oder auch 365 Grad Tools, sehr gewünscht. Meist scheitert es aber daran, dass die einzelnen Module zwar verknüpft, aber nicht leistungsfähig genug sind.

Aus diesem Grunde haben wir uns mal das Tool "OpenOffice" vorgenommen, in der Praxis getestet und beschrieben.

In dem Workplace habe ich alle wichtigen Tools für den Betrieb sowie die Organisation eines Teams oder Unternehmens sinnvoll miteinander verknüpft und integriert gefunden. Ich war überrascht, dass es so etwas zu annehmbaren Konditionen überhaupt gibt. Normalerweise sucht man sich viele verschiedene proprietäre Tools zusammen, damit man die 365 Grad Lösung annähernd verwirklichen kann. Diese sind im Einzelnen ganz gut, funktionieren aber nicht durchgängig miteinander, wodurch zusätzlicher Aufwand entsteht und die Produktivität leidet. Unterschiedliche Versionen in den einzelnen Tools und ständige Updates von unterschiedlichen Herstellern halten Sie bei den Einzellösungen auf Trap. Mit dem hier beschriebenen und getesteten Workspace ist es gut vorstellbar, dass viele Anforderungen komplett erfüllt werden und man durch das System sogar zu Umsatz- und Produktivitätssteigerungen geführt wird, die man vorher noch nicht kannte. Der Workspace wird Ihre Produkte und Unternehmensphilosophie nicht änder, kann aber in der Lage sein, die Abläufe und das Team zu modernisieren und auf die Arbeitswelt 4.0 besser einzustellen.

Was sind die Hauptfunktionen von OnlyOffice? Hierzu gehören auf jeden Fall:

• Dokumentenmanagement (hier mit Nextcloud getestet)

  Damit bringen Sie alle Ihre Dokumente auf den Desktop in einer auffindbaren Struktur in einem System zusammen. Diese Dokumente müssen aber nicht in dem Workplace erstellt worden sein. Auch Powerpoint, Excel und Worddateien oder Ihre Bilder und Animationen können abgelegt werden. Alle Dateien erhalten damit auch ein Management nach Versionen, welches Ihre normale Ablage auf der Festplatte übertrifft.
  Das Auffinden von Inhalten wird einfacher. Sie können projektbezogen auch die unterschiedlichsten Dokumente in Gruppe zusammenführen und einen logischen Bezug herstellen. Das System unterstützt alle gängigen Dateiformate und ist offen für andere, vielleicht schon bestehende, Cloudspeichersysteme wie Nextcloud, Confluence, Moodle und viele mehr. Besteht noch kein Cloudsystem, habe ich die Verbindung zu Nextcloud als sehr gut empfunden.

• E-Mail Tool

  Sie verwalten alle E-Mail, schreiben E-Mail in Ihrem Workspace und müssen kein zusätzliches Produkt wie Thunderbird oder Outlook einsetzen. Das Modul E-Mail ist eine Schaltstelle im Sytem und mit den Modulen Dokumente, CRM, Kalender und Community verknüpft. Neben der einfachen Möglichkeit die E-Mails ansprechend zu formatieren, haben Sie damit von allen Seiten Zugriff auf dieses Tool und verwalten damit die E-Mails an einem Ort, aber immer mit der Möglichkeit des praxisorientierten Zugriffs aus andern Arbeitsabläufen des Tages.

• Office Tools
  

  Integriert sind Erstellungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten von Präsentationen, Dokumenten und Kalkulationen, die unter Windows, Linux oder MacOs erstellt worden sind. Auch die Microsoftformate von Word, Excel und Powerpoint konnte ich problemlos öffnen und weiterbearbeiten. Sehr gut, dass man hier nicht mehr zwischen den einzelnen Betriebssystem unterscheiden muss, da sonst die Bearbeitung einer Mac-Datei unter den Window-Applikationen und umgekehrt häufig im Ärger endet. Der Workspace ermöglicht sogar, dass ich an mehreren Dateien in unterschiedlichen Fenstern arbeiten kann. Das Erstellen einer Beschreibung oder Tabelle bei gleichzeitiger paralleler Erstellung der zugehörigen Präsentation also kein Problem.
  Auch die Zusammenarbeit an den Dokumenten ist durch die Echzeitverbindung mit meinen Kollegen sehr einfach und komfortabel geworden. Editoren von Inhalten können sich diese problemlos zur Bearbeitung hin und her schieben und müssen sich keine Gedanken über die aktuellste Version machen. Dies wird automatisch vom System gesteuert, so wie man es eben im Jahre 2021 erwartet.
  Für mich persönlich war es sehr wichtig, dass meine ganzen in Microsoft erstellten Dateien problemlos in OpenOffice gelesen und bearbeitet werden konnten. Auch der Test die bearbeiteten Dateien wieder mit Microsoft-Applikationen zu öffen und weiter zu bearbeiten wurde bestanden.

• CRM - Customer Relation Management System

  Mit Onlyoffice haben Sie ein CRM, welches gerade kleinen Organisationseinheiten häufig zur Förderung der Kunden- und Interessentenbeziehungen fehlt an Bord. Damit wird in jedem Fall die Produktivität gesteigert und Ihre Interessenten werden perfekt und zielgerichtet bearbeitet. Die Verkaufsübersichten, Wiedervorlagen, Kundendatei und das integrierte Rechnungssystem bilden ständig ein optimales Bild vom Kunden ab und lassen die nächste Aktivität mit Übersicht planen und durchführen.
  Natürlich ist die Arbeit am Kunden immer individuell und ein Unterscheider zur Konkurrenz. Dies kann mit dem Workspace auch so erhalten bleiben, da Sie im Modul des CRM neue Felder, Kontakttypen und Verkaufabläufe in Form von Phasen individuell erstellen können. Damit setzen Sie ihre Vertriebsstrategie im Tool um und passen die Inhalte auf Ihre wichtigen Informationen und Ihre Produkte oder Dienstleistungen an.
  Damit bearbeiten Sie ihre Kunden in jedem Falle auf einem höheren Level als vorher. Weniger Vertriebschancen gehen durch die Lappen und Ihr Team wird sich auf das Wesentliche konzentrieren.
  
  

• Projektmanagement

  Nicht nur der Vertrieb und das Rechnungswesen werden im Workplace abgedeckt, sondern auch die Abwicklung von Aufträgen und internen Projekten. Mit einem schnell erlernbaren und auf die nötigen Funktionen reduziertes Projektmanagement kann man seine Ressourcen einteilen, auf Mitarbeiter verteilen, Arbeiten tracken und sich jederzeit in den Diagrammen wie zum Beispiel dem Gantt Diagramm einen Überblick verschaffen. Die Einfachheit hat natürlich ihren Preis, so dass man nicht mit den Augen eine umfänglichen Projektmanagement wie es Microsoft Projekt darstellt in die Bewertung dieses Tools gehen darf. Aber ich finde, dass es absolut ausreichend für eine einfaches Projektmanagement in einem Team und für mittelgroße Projekte ist. Dafür kommt es einfach so mit und kostet nicht hunderte von Euro extra. Allerdings habe ich inzwischen sogar Organisationen kennengelernt, die OpenOffice alleine wegen des günstigen Projektmanagement eingesetzt haben und erst nach und nach Gefallen an den übrigen integrierten Modulen gefunden haben.
  
  

• Kalender

  Der Kalender gibt sofort einen guten Überblick über die eigenen Termine und Aufgaben. Toll ist, dass auch die Gruppenfunktionen hier abgedeckt werden. Wenn man möchte werden Aufgaben anderer Personen eingeblendet oder schnell mal ein Gruppentermin eingestellt. Damit ist auch die Grundlage für moderne Teamarbeit gelegt. Gerade im digitalen Zeitalter mit vermehrtem HomeOffice Einsatz wird der Kalender für die Zusammenarbeit eine wesentliche Funktion für Produktivität darstellen. Veranstaltungen über beliebige Zeiträume sind mit wenigen Klicks angelegt und die Organisation gemanaged.
  Und, wenn man gar nicht auf seinen bisherigen Kalender verzichten möchte oder aus anderen Kalendern Termin synchronisieren möchte ist dies auch noch möglich. Wirklich faszinierend für ein Tool, da sich aus bisherigen Erfahrungen die Konkurrent von OnlyOffice schon gern einmal gegen die Aussenwelt abschotten.

• Kommunikation

  Sie finden in dem Tool auch alle Kommunikationstools, die in einem modernen Unternehmen in der digitalen Zeit aus meiner Sicht ein MUSS sind. Bei sozialer Vereinsamung, Burnout, Problemlösung, Teamdynamik, Kooperation und vielen mehr, hilft nur eine Kommunikation - heute eben digital, da das Treffen in der Kaffeeküche und Meeting leider ausfällt. Unternehmens- und Team-Informationen können über das Modul Community bereitgestellt werden und der Chat untereinander findet in einem gesichterten System innerhalb der Community statt. Dadurch kann auf allgemeine Kommunikationstools wie Whatsapp, Slack und viele andere Vertreter, die mit Sicherheitslücken und unnötiger Ablenkung glänzen, verzichtet werden.
  Foren, Blogs und Umfragen runden das Angebot an Kommunikationsmitteln ab. Schön, dass es auch in der Integration mit dem Mail- und Kalendertool perfekt zusammenarbeitet. Allerdings kann ich den Einsteigern nur empfehlen, nicht alle Funktionen und Möglichkeiten sofort bei Einstieg zu nutzen. Eine stufenweise und zielgerichtete Einführung nimmt die Anwender wesentlich besser mit und löst keinen digitalen Stress aus.

• Benutzermanagement
  

  Nicht alles ist für jeden gut und es gibt auch schon einmal Informationen, die nicht für jeden einsehbar sind. Der Workspace verfügt über ein gutes Usermanagement, so dass Module, Dokumente und eigentlich alles den verschiedenen Benutzern oder Benutzergruppen zugewiesen werden kann. Dies ist sinnvoll und hilft bei der produktiven Nutzung des Tools. Datenschutz und Vertraulichkeiten sehe ich aus meiner Brille der Praxis dabei ausreichend gewahrt.

Für wen ist Open Office geeignet?

Das System ist für jeden geeignet, der seine Arbeit in Projekten und am Kunden auf praxisgerechte und wirtschaftliche Art und Weise erledigen möchte. Dies kann bei der Einzelperson oder Unternehmung anfangen und reicht weit in den Mittelstand hinein. Erst bei wesentlich größeren und komplexeren Organisationen wird man mit OnlyOffice an seine Grenzen stossen. Dann muss man sich mit den größeren Lösungen oder Einzeltools im Projekt-, Dokumenten-, Kunden- und Kommunikationsmanagement beschäftigen. In der Regel hat man dann aber auch Zentralabteilungen, die sich damit auseinandersetzen.

Jedem, der den Wust an Tools über Bord werfen möchte und sich konzentriert auf sein Geschäft in Projekten und mit Kunden, ohne Verlust an Kommunikation, konzentrieren möchte, kann ich dieses Tool nur empfehlen. Schauen Sie sich beim Anbieter die aktuellen Preise für eine Lizenz an. Diese dürften Sie nicht umhauen, da es je Mitarbeiter wesentlich günstiger wird als nur eins der Tools bei proprietären Einzeltools-Anbietern.

Eine Ausstattung mit Sharepoint, Confluence, MS-Office, CRM4.0, Onedrive und Project wird ein Vielfaches an Kosten verursachen, so dass man sich vor einem solchen Invest intensiv mit OnlyOffice auseinandersetzen sollte, um zu entscheiden, ob dies nicht die günstigere und integriertere sowie einfachere Lösung ist. Auch bei der günstigen Nutzung von zum Beispiel kostenlosen Tools wie Libreoffice ist der Aufwand größer, da man noch nicht die vollkomme Integration aller gewählter Tools so einfach erreichen kann.

Eine wesentliche Frage stellt sich heutzutage immer: "Unterstützt OnlyOffice mobile Geräte?". Das gesamte Tool ist responsive programmiert und kann auf mobilen Geräten problemlos genutzt werden. Damit kann man jederzeit und überall die vielen Funktionen nutzen. Das Office fährt also immer mit. Mobile Nutzer müssen natürlich die Grenzen kennen. Diese werden nicht vom Tool gesetzt, sondern von der Übersichtlichkeit großer Inhalte bestimmt. Es ist selbstredend, dass eine sehr große Tabelle mit Verknüpfungen und Rechenoperationen oder ein Gantt-Diagramm auf einem Smartphone irgendwann unübersichtlich wird und scrollen einfach den Überblick verhindert.

Die besten Funktionen von Open Office

Am auffälligsten an der Gesamtlösung ist, dass es für den Praxisbetrieb kaum Schwächen gibt. Alle Module sind sehr leistungsfähig und sind, auf Grund der Reduzierung auf das Wesentliche, schnell zu erlernen. Aus meiner Sicht ist vielleicht beim Modul "Projektmanagment " noch am meisten Luft nach oben, da es tatsächlich nur ein einfaches Projektmanagement erlaubt und nicht in die Feinheiten komplexer Tools eintaucht. Das ist aber auch schon wieder ein Vorteil.

Die beste Funktion ist für mich das problemlose Arbeiten in einem verknüpften Tool, welches meine Alltagsanforderungen zu einem sehr hohen Prozentanteil abdeckt. Besser geht natürlich immer, aber verwirrender und teurer auch. Weiterhin sind die Daten bestens organisiert und in allen erforderlichen Modulen verfügbar, vollkommen egal an welchem Ort der Nutzer entschieden hat diese zu speichern.

Nutzer benötigen keine lange Eingewöhnungs- und Trainingszeit. Sehr schnell hat man die Philosophie des Tools verstanden und kann sich in allen Modulen bewegen. Ein Hilfesystem im Hintergrund beantwortet Fragen und gibt Umsetzungstipps.

Vorteile von Open Office gegenüber vergleichbaren Tools

Ohne andere Tools zu kritisieren, möchte ich hier hervorheben, dass die ausgewogene Mischung der Funktionen mich überzeugt hat. Einfaches Handling und schnelles Verständnis für die Abläufe haben fasziniert. Natürlich muss jeder wirtschaftlich denken und auch da ist ein Vorteil. Mit relativ niedrigen Kosten für die Fülle an Funktionen entsteht hier ein zusätzlicher Wettbewerbsvorteil. Aus meiner Sicht werden die Kosten alleine schon durch den Zeitgewinn gegenüber der Verwendung unterschiedlicher Tools eingespielt.

Trotz allem ist das Tool wesentlich offener als ander Tools. Es kann auch in der Cloud, auf eigenen Servern und als SaaS Tool verwendet werden. Die Integration bestehender Inhalte/Dokumente sowie die Integration von zum Beispiel anderen Mailprogrammen ist nicht nötig, aber sehr sinnvoll, wenn man seine Vergangenheit nicht komplett aufgeben möchte.

Eventuelle Nachteile von Open Office

Natürlich muss man wie bei jedem Tool auch Nachteile in Kauf nehmen. Dabei ist aber von jedem Einzelnen zu beurteilen ob es wirklich ein Nachteil ist oder vielleicht sogar ein Vorteil. Hier einige Beispiele:

• Projektmanagement

  Das Projektmanagement reicht niemals für einen zertifizierten Projektmanager als Tool aus. Komplexe Projekte wird er nicht zufriedenstellend gelöst bekommen. Vielleicht stört schon, dass man Aufgaben tracken und Unteraufgaben vergeben kann, die Unteraufgaben aber nicht detailiiert in der Ressourcenverwaltung auswerten kann.
  Für den unerfahrenen Projektmanager ist aber die Einfachheit und Reduktion auf die wesentlichen Funktionen ein Vorteil oder Segen. Der normale Geschäftsführer würde an einem professionellen Projektmanagement mit hoher Sicherheit verzweifeln, kann aber mit OnlyOffice seinen einfachen Abläufe im Unternehmen oder Projekten sehr schnell und komfortabel aufsetzen und überwachen.

• CRM

  Nicht jede gewünschte Auswertung wird im Standard angeboten und man muss teilweise auch seine Prozesse ein wenig der Philosophie des Tools anpassen. Das kann ein Nachteil, aber in gewachsenen Organisationen mit konservativen Abläufen auch ein Vorteil sein.

• Kommunikationstools

  Nutzer die nur noch in dem Workspace arbeiten müssen vielleicht ihre gewohnten Tools verlassen. Veränderung sind immer ein Nachteil, da sich häufig berechtigte oder unberechtigte Wiederstände ergeben. Hiermit muss man rechnen, kann aber auf die einfache Nutzung und die Anlehnung an die Arbeitsweisen der bekannten Tools hoffen.

• Systemsteuerung mit Rechtesystem

  Die Systemsteuerung ist als einzelnes Modul hervorzuheben, da dort alle notwendigen Einstellungen für das eigene Büro leicht und übersichtlich vorgenommen werden können.
  Essentiell ist natürlich das Benutzermanagement, damit man die Anwender nicht überfordert und Ihnen nur die Rechte einräumt, die sie für ihre tägliche Arbeit tatsächlich benötigen. Auch die Sicht und Nutzbarkeite von Dokumenten und Inhalten kann exakt gesteuert werden. Dazu gehört auch, dass man Externe zum Beispiel in die Projektarbeit integrieren kann. Dies erleichtert wesentlich das Arbeiten in einer verteilten und spezialisierten Arbeitswelt.
  In unserer Testfirma haben wir sehr schnell alle nötigen Einstellungen getroffen und die Berechtigungen für die einzelnen Module vergeben. Natürlich haben wir mit dem Arbeiten erst so richtig verstanden, wie die Denkweise des Systems ist und die eine oder andere Einstellung sehr schnell nachgezogen bzw. angepasst.

Systemvorraussetzungen

Die Systemvoraussetzung sind einfach zu erfüllen, sowohl für Windows als auch für Mac Nutzer. Es handelt sich um eine Webanwendung, die heutzutage immer laufen sollte, wenn man einen aktuellen Browser einsetzt. Auch die Nutzung über APP auf dem Smartphone ist easy. Durch die Webapplikation muss man keine Installation durchführen und hat auch keine Updatesorgen. Updates werden vom Provider installiert und hat somit immer die neueste und sicherste Version.

Sollte man Bedenken zur Datensicherheit haben, kann man das System auch auf eigenen Servern installieren und hosten. Das eigene Hosting zieht dann natürlich auch die Update-Notwendigkeit für den Workspace und die Server-Betriebskomponenten mit sich. Aber auch die Anforderungen an den Webserver sind bei eignem Hosting als normal zu bezeichnen.

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